GoBD-konforme E-Mail Archivierung
Die Abkürzung GoBD bedeutet "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Ähnlch umfangreich sind auch die in darin enthaltenen Anweisungen.
Seit 1. Januar 2017 sind alle Unternehmen verpflicht gemäß der GoBD alle steuerlich relevanten Dokumente aufzubewahren und dies für eine Dauer von 6 bzw. teilweise sogar 10 Jahre.
Sollte eine entsprechende Umsetzung nicht erfolgt sein drohen empfindliche Geldstrafen.
Eine Archivierung muss revisionssicher, d.h. unter anderem die Unveränderbarkeit sichergestellt sein, das Postfach einfach in regelmäßigen Abständen selbst auf einer Festplatte zu sichern genügt nicht.
Alle Mails müssen originalgetreu erhalten bleiben.
Das betrifft einerseits die Hardware: Datenträger müssen fälschungssicher und unveränderbar (revisionssicher) sein, aber auch die Prozesse im Unternehmen sind entsprechend abzubilden. Ebenso muss die Software, Lösungen zu den Themen wie: Sicherungen, Sperren, Löschmerker, Versionierung etc. enthalten.
Nach einer umfangreichen Analyse sind wir für unsere Kunden zu dem entschluss gekommen, dass eine schnelle und günstige Umsetzung für kleine und mittlere Unternehmen mithilfe von Microsoft Exchange Online incl. Archivierung möglich ist.
Je nach Bedarf setzen wir allerdings auch Lösungen der Firma Mailstore ein.
Sprechen Sie uns an, fragen Sie uns wir helfen Ihnen Ihr Unternehemen sicher bei der Umsetzung der GoBD zu unterstützen.
